Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610

Организация выплатила работнику аванс по зарплате и выдала средства под отчет, после чего сотрудник уволился. В Письме от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610 Минфин России разъясняет, каковы будут налоговые последствия в данной ситуации.

И выплаченный работнику аванс, и невозвращенные подотчетные средства признаются доходом сотрудника, с которого организация в качестве налогового агента должна удержать НДФЛ. Датой получения дохода в виде выданного аванса является последний рабочий день сотрудника в организации. Денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены, и для этого организация обязана принять все предусмотренные законодательством меры. Если это оказалось невозможным (например, в связи с истечением срока исковой давности), или же если компания приняла решение о прощении долга, моментом получения бывшим сотрудником дохода признается дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или день принятия соответствующего решения. Если удержать НДФЛ невозможно, организация обязана в течение месяца письменно сообщить об этом в инспекцию (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли данная задолженность может быть учтена в расходах как суммы безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ), для этого необходимо наличие одного из оснований для признания долга безнадежным, перечисленных в п. 2 ст. 266 Кодекса, например, истечение срока исковой давности.